Koordiniere Aufgaben im Team mit Nextcloud Deck, Tasks, Kalender und Kontakte

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Arbeiten als Team

Dein bester Teamassistent: Deine Nextcloud. In ihr verwaltest Du Dein digitales Adressbuch und synchronisierst es ganz einfach mit Deinen Endgeräten. Über sie legst Du Meeting-Termine fest und lädst die benötigten Teilnehmer ein. Mit ihr planst Du Dein nächstes Projekt, delegierst Aufgaben an Deine Teammitglieder und hast im Kalender und im Aufgaben-Tracking alle Fristen und jeden Status im Blick. Ob Freelancer oder Weltkonzern: Nextcloud bietet eine hochintegrierte Groupware-Lösung für alle, die sich besser digital organisieren wollen.

E-Mails senden und empfangen mit Nextcloud Mail

Kommunizieren per E-Mail

Alle E-Mails auf einen Klick: Dabei hilft Dir die „Mail“-App in Deiner Nextcloud. In ihr kannst Du Deine E-Mail-Konten per IMAP einbinden und für jede Adresse individuelle Signaturen festlegen. Eingehende Nachrichten kannst Du auch Konto-übergreifend per Drag-and-Drop einem anderen Ordner zuweisen. Und auf Wunsch unterstützt Dich die KI in Deiner Nextcloud dabei, E-Mails zu priorisieren – natürlich streng Datenschutz-konform.

Aufgaben im Griff

Zwei Tools, ein Ziel: dass Du Deine Aufgaben effizienter erledigen kannst. Dazu stehen Dir in Deiner Nextcloud die Apps „Aufgaben“ und „Deck“ zur Verfügung. Warum gleich zwei? Weil Du Dir so das digitale Werkzeug aussuchen kannst, mit dem Du Deine Arbeitsweisen am besten abbilden kannst.

In „Aufgaben“ legst Du für Deine Projekte einzelne Listen an, denen Du Aufgaben zuweisen kannst. In der Praxis kannst Du so vom Einkaufszettel bis zur Veranstaltungsorganisation jede private und berufliche Tätigkeit abbilden. Wenn es noch präziser werden soll, kannst Du einzelne Aufgaben zudem in Teilaufgaben zerlegen. Und auch inhaltlich kannst Du Arbeitsschritte spezifisch ausplanen: Per Klick legst Du Start- und Endzeitpunkt und Priorität fest und passt den Fortschritt an.

„Deck“ ist die Kanban-Variante von „Aufgaben“. Du kannst mehrere Kanban Boards erstellen, in denen Du wiederum Listen und Aufgaben ablegst. Ihnen kannst Du ebenfalls Termine und Prioritäten zuweisen, außerdem Kommentare hinterlegen und Dateianhänge an die Aufgaben-Karten virtuell anheften. Mit der Übersichtsseite für anstehende Karten behältst Du jederzeit den Überblick über den Fortschritt Deines Projekts – besonders in Teams, die mehrere Projekte zur gleichen Zeit gemeinsam bearbeiten. Übrigens: Für Deine persönliche Aufgabenplanung kannst Du „Deck“ auch mit den Apps „Aufgaben“ und „Kalender“ verknüpfen.

Termine organisieren mit Nextcloud Kalender

Kalender mit Teamfunktion

Verpasse keinen Termin mehr: Mit der „Kalender“-App in Deiner Nextcloud weißt Du immer, was wann ansteht. Über sie pflegst Du mühelos mehrere Kalender und kannst diese auch für andere Nutzer freigeben. Doch auch wenn Du nur einzelne Termine teilen möchtest, profitierst Du von dem enormen Funktionsumfang Deiner Nextcloud. Einladungen versenden? Chatraum zum Termin einrichten? Alles mit wenigen Klicks erledigt.

Übrigens: Da der Kalender in Deiner Nextcloud das offene CalDAV-Protokoll nutzt, kannst Du ihn bequem mit anderen Anwendungen auf Deinen Endgeräten wie Outlook oder Apple Mail synchronisieren.

Kontakte per Klick

In Verbindung bleiben: Dabei hilft Dir die App „Kontakte“. Mit ihr wird Deine Nextcloud zum vielleicht besten Adressbuch, das Du je hattest. Im Handumdrehen legst Du verschiedene Adressbücher an, fasst Kontakte zu Gruppen zusammen und teilst die Daten mit anderen Nutzern – oder mit anderen Apps in Deiner Nextcloud wie „Mail“ oder „Kalender“.

Übrigens: Da die „Kontakte“-App auf dem offenen CardDAV-Protokoll basiert, lassen sich Deine Kontakte auch ganz einfach mit den Adressbüchern in Deinen mobilen Endgeräten sowie Deinen Office-Programmen – etwa Outlook – synchronisieren.

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[1] HPB steht für High Performance Backend