Nextcloud in Outlook einrichten

Zwei wichtige Erweiterungen für Microsoft Outlook ermöglichen eine Synchronisation mit der Nextcloud:

  • Die Erweiterung “Outlook CalDav Synchronizer” ermöglicht die Synchronisation von Kalendereinträgen und Kontaktdaten mit der Cloud.
  • Die Erweiterung “Nextcloud Outlook AddIn” ermöglicht es, große Anhänge von E-Mails automatisch in die Cloud zu laden und den Anhang in der entworfenen E-Mail automatisch durch einen Link in Ihre Nextcloud zu ersetzen.

In diesem Artikel wird die Installation und Einrichtung der beiden Erweiterungen für eine Managed Nextcloud beschrieben.

Synchronisation der Kalender und Kontakte

Der Outlook CalDav Synchronizer ist eine kostenlose und unter einer Open Source-Lizenz stehende Erweiterung für Outlook. Sie ermöglicht die Synchronisation von Kalendern und Kontakten in Outlook mit der Nextcloud.

Voraussetzungen:

  • Sie verwenden Outlook auf einem PC in der Version 2019, 2016, 2013, 2010 oder 2007.
  • Die “Kontakte”- und “Kalender”-App in der Nextcloud sind aktiviert.

Laden Sie den Outlook CalDav Synchronizer herunter und starten Sie den Installer.

Installation des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Falls Sie nicht Outlook 2007 verwenden, wählen Sie die Option “Everyone”, um den Client für alle Nutzer des Rechners zu installieren.

Installation des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Zur Installation werden Administrations-Rechte unter Windows benötigt. Erlauben Sie die Installation, falls nötig, durch Eingabe des Administrator-Kennworts.

Mit der Anzeige des folgenden Fensters ist die Installation abgeschlossen:

Installation des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Synchronisation von Kalendereinträgen Zur Konfiguration starten Sie Outlook und klicken auf den Reiter “CalDav Synchronizer”.

Konfiguraton des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Klicken Sie auf “Synchronization Profiles”. Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie Profile zur Synchronisation erstellen können.

Konfiguraton des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Klicken Sie auf das “+”-Symbol, um ein neues Profil zu erstellen.

Konfiguraton des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Wählen Sie den Profiltyp “Nextcloud” und klicken Sie auf “OK”. Es erscheint ein Formular.

Konfiguraton des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Geben Sie dem Profil einen Namen, z.B. “Nextcloud hosting.de Kalender”.

Klicken Sie auf die Schaltfläche neben “Outlook folder” und wählen Sie dort den Ordner “Kalender”.
Konfiguraton des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Klicken Sie auf “OK” und passen Sie die URL entsprechend an die URL Ihrer Nextcloud an. Für die Domain mustermann-domain.de wäre die URL also z.B. https://cloud.mustermann-domain.de/remote.php/dav/.

Setzen Sie einen Haken bei “Synchronize items immediately after change”.

Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort Ihres Nextcloud-Benutzers ein. Die Eingabe einer E-Mailadresse ist nicht erforderlich bzw. das Feld wird automatisch ausgefüllt. Klicken Sie auf “Test or discover settings”. Sind die Eingaben korrekt, so erscheint das folgende Fenster und zeigt eine Übersicht der gefundenen Kalender:

Konfiguraton des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Klicken Sie in diesem Fenster bitte auf “OK”. Als “Synchronization mode” empfehlen wir die Einstellung “Outlook - Server (Two-Way)". Das Synchronisations-Interval können Sie nach Ihren Wünschen einstellen. Wir empfehlen einen Intervall von 30 Minuten.

Das ausgefüllte Formular sollte nun ähnlich diesem Beispiel aussehen:

Konfiguraton des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Klicken Sie auf “OK”.

Erstellen Sie nun testweise einen Termin im Outlook-Kalender:

Konfiguraton des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Überprüfen Sie danach im Webinterface der Nextcloud, ob der Termin synchronisiert wurde.

Konfiguraton des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Synchronisation von Kontakten

Die Einrichtung der Synchronisation von Kontaktdaten läuft im Prinzip genau wie die Einrichtung der Synchronisation von Kalendereinträgen ab. Wählen Sie jedoch in diesem Schritt die Kontakte statt den Kalender:

Konfiguraton des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Nach dem Klicken auf “Test or discover settings” erscheint folgendes Fenster:

Konfiguraton des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Klicken Sie auf “OK”. Die gefundenen Einstellungen sollten abschließend wie folgt aussehen:

Konfiguraton des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Klicken Sie auf “OK” und testen Sie die Synchronisation durch erstellen eines Kontaktes in Outlook. Prüfen anschließend, ob der Kontakt im Webinterface der Nextcloud auftaucht.

Nextcloud Outlook AddIn

Das Nextcloud Outlook AddIn ermöglicht es, große E-Mail-Anhänge automatisch in die Nextcloud zu laden. Ein Link für den Download wird dann automatisch an Stelle des Anhangs in eine entworfene E-Mail eingefügt.

Voraussetzungen:

  • Sie verwenden Outlook auf einem PC in der Version 2019, 2016, 2013, 2010 oder 2007.

Installation

Laden Sie bitte das “Nextcloud Outlook”-AddIn herunter und installieren Sie es über den Installer.

Installation des Nextcloud Outlook AddIn

Starten Sie nach der Installation des AddIns Outlook. Beim Start werden Sie mit der folgenden Meldung begrüßt:

Installation des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Geben Sie hier die URL Ihrer Nextcloud ein und klicken Sie anschließend auf “Verbindung”.

Installation des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Sie werden gefragt, ob das Passwort gespeichert werden soll. Wählen Sie bitte “Nein”, da die Authentifizierung später im Hintergrund über ein Token erfolgt.

Installation des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Klicken Sie in der folgenden Ansicht auf “Anmelden”.

Konfiguration des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

In der nächsten Ansicht klicken Sie auf “Zugriff gewähren”.

Konfiguration des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Die Einrichtung ist damit abgeschlossen. Falls Sie die Einstellungen des AddIns später ändern möchten, geht dies über einen zusätzlichen Reiter beim Verfassen einer neuen E-Mail:

Konfiguration des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Abschließend können Sie die Funktion des AddIns überprüfen. Verfassen Sie hierzu eine neue E-Mail und klicken Sie den “Dateien hochladen”-Button.

Konfiguration des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Es wird automatisch ein Download-Link in den Entwurf der E-Mail eingefügt.

Konfiguration des Nextcloud CalDav Synchronizer für Outlook

Referenzen