Was ist die maximale Größe einer E-Mail?
E-Mails bis zu einer Größe von 100 MB können über unsere Postfächer versandt und empfangen werden. Faktisch bedeutet dies, dass ein Anhang die Größe von 80 MB nicht überschreiten sollte.
Bitte berücksichtigen Sie aber vor dem Versand, dass nicht alle Empfänger-Postfächer ebenfalls derart große E-Mails unterstützen und es unter Umständen zu Fehlern beim Empfang kommt. Ggf. weichen Sie bei sehr großen Dateien eher auf das Teilen der Daten über eines unserer Nextcloud-Produkte aus. Hier können z.B. Dateien auch für nicht registrierte Nutzer via Download-Link freigegeben werden.
Warum ist das Limit für Anhänge niedriger als das Limit für E-Mails?
E-Mail-Systeme messen die Größe anhand der gesamten Nachricht, nicht nur anhand der reinen Anhangsdatei. Wenn Sie eine Datei anhängen, kodieren die meisten E-Mail-Systeme diese (normalerweise mit Base64), wodurch sich ihre Größe erhöht. So kann ein Anhang, der auf der Festplatte 80 MB groß ist, nach der Kodierung und Einbindung in die E-Mail-Nachricht zusammen mit den Kopfzeilen und dem Textinhalt deutlich größer werden. Deshalb sollte ein E-Mail-Anbieter zwar eine maximale E-Mail-Größe von 100 MB angeben, aber eine geringere praktische Anhangsgröße empfehlen.
Zusätzlich zum Codierungsaufwand enthält die E-Mail auch Header, Formatierungen und manchmal Inline-Elemente (wie eingebettete Bilder im Nachrichtentext). Diese Komponenten verbrauchen einen Teil der insgesamt zulässigen Größe. Wenn Sie versuchen, eine Datei anzuhängen, die nahe an der maximalen Größe liegt, kann die „On-the-Wire"-Nachricht das Limit überschreiten, obwohl die Originaldatei scheinbar passt.
Die praktische Schlussfolgerung ist einfach: Betrachten Sie die veröffentlichte maximale Größe als Obergrenze für die gesamte Nachricht und verwenden Sie die empfohlenen Richtlinien für Anhänge als sichere Betriebsgrenze, um Ablehnungen zu vermeiden.
Bewährte Verfahren für das sichere Versenden großer Dateien
Große Anhänge gehören zu den häufigsten Ursachen für Fehler bei der E-Mail-Zustellung, da der Absender und der Empfänger möglicherweise unterschiedliche Größenbeschränkungen haben. Selbst wenn ein Postfach große Nachrichten zulässt, kann der E-Mail-Anbieter des Empfängers diese ablehnen, unter Quarantäne stellen oder verzögern. Aus diesem Grund ist das Anhängen großer Dateien selten die zuverlässigste Option.
Eine gute Faustregel:
Fügen Sie Dateien als Anhang hinzu, wenn sie klein genug sind, um allgemein akzeptiert zu werden, und wenn der Empfänger ausdrücklich einen Anhang erwartet.
Teilen Sie einen Link, wenn die Datei groß oder vertraulich ist oder einer Versionskontrolle unterliegt.
Die Freigabe über Links ist oft besser für Geschäftsabläufe geeignet, da sie Zugriffskontrolle, Ablauf und erneutes Herunterladen ohne erneutes Senden unterstützt. Außerdem vermeidet Sie eine Überlastung des Postfachs und verringert die Wahrscheinlichkeit von Zustellungsfehlern. Wenn Sie regelmäßig Dateien Versenden, die nahe an der Obergrenze für Anhänge liegen, sollten Sie aus Gründen der Zuverlässigkeit die Dateifreigabe standardisieren. Dies ist auch professioneller: Die Empfänger können die Dateien nach Belieben herunterladen, und Sie vermeiden wiederholte „Nachricht abgelehnt"-Meldungen.
So reduzieren Sie die Dateigröße vor dem Versenden
Wenn ihre Datei etwas zu groß zum Versenden ist, können Sie sie oft ohne Beeinträchtigung der Nutzbarkeit ausreichend verkleinern. Beginne mit den einfachsten Reduzierungen; diese sparen in der Regel den meisten Speicherplatz.
Schnelle Optionen:
Komprimier die Datei in ein ZIP-Archiv. Das funktioniert am besten bei Dokumenten und Datensätzen; bei bereits komprimierten Formaten (JPEG, MP4, PDF mit Bildern) ist es weniger effektiv.
Reduzier die Bildgröße oder -qualität vor dem Anhängen (exportier mit einer niedrigerer Auflösung oder höherer Komprimierung). In vielen Fällen reicht eine Breite von 1920 px aus und reduziert die Größe drastisch.
Exportiere PDFs mit Komprimierung oder „für das Web optimierten" Einstellungen. Viele PDF-Tools können bildlastige Dokumente erheblich verkleinern.
Teile Archive in mehrere kleinere Dateien auf, wenn der Empfänger mehrere E-Mails akzeptiert (z. B. zwei Anhänge mit 40 MB statt einem Anhang mit 80 MB).
Entferne unnötige Inhalte wie doppelte Versionen, eingebettete Medien oder ungenutzte hochauflösende Assets.
Wenn die Datei nach der grundlegenden Optimierung immer noch groß ist, ist es in der Regel schneller und zuverlässiger, auf die Freigabe per Link umzusteigen, als die Komprimierung fortzusetzen.
Was Ablehnungsmeldungen normalerweise bedeuten
Wenn eine Nachricht aufgrund von Größenbeschränkungen fehlschlägt, gibt das E-Mail-System in der Regel eine Bounce- oder Fehlermeldung zurück, aus der hervorgeht, warum die Zustellung abgelehnt wurde. Wenn Sie die Fehlerkategorie verstehen, können Sie schnell die richtige Lösung finden.
Häufige Ergebnisse und empfohlene nächste Schritte:
„Nachrichtengröße überschreitet festgelegtes Maximum" / „Nachricht zu groß": Das bedeutet in der Regel, dass Ihre Nachricht das Limit des Absenders oder des Relay-Servers überschritten hat. Reduzieren Sie die Größe des Anhangs oder verwende die Dateifreigabe.
Empfänger lehnt große Nachrichten ab: Selbst wenn Ihr Provider dies zulässt, kann der Provider des Empfängers ein kleineres Limit durchsetzen. In diesem Fall hilft es nicht, denselben Anhang erneut zu senden. Verwenden Sie stattdessen einen Link.
Vorübergehende Ablehnung aufgrund von Richtlinien: Einige Anbieter verschieben große Nachrichten vorübergehend. Wenn es zeitkritisch ist, warten Sie nicht, nutzen Sie sofort eine linkbasierte Methode.
Am besten versuchen Sie nicht, denselben Anhang erneut zu senden, wenn der Fehler auf eine feste Größenbeschränkung hinweist. Wechseln Sie zu einem Dateifreigabe Link, vergewissern Sie sich, dass der Empfänger darauf zugreifen kann, und nutzen Sie E-Mails weiterhin als Benachrichtigungskanal und nicht als Transportkanal für große Dateien.