Office 365-Alternativen für Europäer

Office 365 ist nach wie vor eine der am weitesten verbreiteten Produktivitätssuiten, aber nicht für jede europäische Organisation die richtige Wahl. Da Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Organisationen des öffentlichen Sektors zunehmend Wert auf digitale Souveränität, Kontrolle über die Bereitstellung und Datenstandort legen, suchen viele nach Alternativen, die ihren betrieblichen und Compliance-Anforderungen besser entsprechen.

Dieser Artikel vergleicht sieben Office-365-Alternativen für Europäer und zeigt, was jede Plattform auszeichnet. Er erläutert die Kernfunktionen, das jeweilige Bereitstellungsmodell und wichtige Aspekte, die Du bei der Auswahl der passenden Lösung für Dein Unternehmen berücksichtigen solltest.

Warum immer mehr Europäer nach Office-365-Alternativen suchen

Für viele europäische Organisationen geht es bei der Auswahl einer Produktivitätssuite nicht mehr nur um Funktionen zur Dokumentenbearbeitung oder Zusammenarbeit.

Bei Entscheidungen spielt zunehmend eine Rolle, wo Daten gespeichert werden, wer die zugrunde liegende Infrastruktur kontrolliert und ob die Plattform langfristige betriebliche Flexibilität unterstützt. Daher weiten Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Organisationen des öffentlichen Sektors ihre Suche über traditionelle Produktivitätsplattformen hinaus aus.

Das wachsende Interesse an digitaler Souveränität, die Verringerung der Abhängigkeit von einem einzigen Technologie-Ökosystem und die Erlangung größerer Kontrolle über Bereitstellungsoptionen tragen alle zu diesem Wandel bei.

Anstatt nach einem direkten Ersatz für Microsoft 365 (ehemals Office 365) zu suchen, prüfen viele Organisationen Lösungen, die ihren technischen, betrieblichen und Compliance-Anforderungen besser entsprechen.

Nextcloud Office / Euro-Office

Nextcloud Office ist die Office-Suite, die in die umfassendere DSGVO-konforme Nextcloud-Kollaborationsplattform integriert ist. Als Teil der Euro-Office-Initiative in Nextcloud Hub 26 Spring kombiniert sie die gemeinsame Dokumentbearbeitung mit Dateispeicher, Kalendern, Talk und anderen Produktivitäts-Tools. Sie ist über Self-hosting, Docker-Bereitstellungen oder unterstützte Hosting-Anbieter verfügbar.

Warum sie sich abhebt

Was Nextcloud Office von vielen Alternativen unterscheidet, ist das Maß an Kontrolle, das sie Unternehmen über ihren digitalen Arbeitsbereich gibt. Anstatt Nutzer an eine vom Anbieter managed Cloud zu binden, unterstützt es self-hosted und vom Anbieter gehostete Bereitstellungen und kombiniert dabei Office-Anwendungen mit einem umfassenderen Ökosystem für die Zusammenarbeit. Diese Flexibilität macht es besonders relevant für Organisationen, die digitale Souveränität anstreben.

Wichtigste Funktionen

• Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und PDFs
• Unterstützung für die Formate DOCX, XLSX, PPTX, ODF, PDF und Markdown
• Integration von Dateispeicher, Kalender und Nextcloud Talk
• PDF-Anmerkungen, Formulare und Schwärzungen
• Zusammenarbeit in Echtzeit

Bereitstellung & Kontrolle in Europa

Nextcloud Office ist Open Source und kann self-hosted, mithilfe des All-in-One-Docker-Images bereitgestellt oder über einen Hosting-Anbieter genutzt werden. Da Unternehmen ihr Bereitstellungsmodell und den Hosting-Standort selbst bestimmen, hängt der Datenaufbewahrungsort von der gewählten Infrastruktur ab und nicht von der Software selbst. Diese Flexibilität macht die Lösung besonders geeignet für Unternehmen, die mehr operative Kontrolle anstreben.

Was Du vor der Entscheidung wissen solltest

Euro-Office ist eine neue Ergänzung des etablierten Nextcloud-Ökosystems, daher sollten Unternehmen zwischen der Reife der übergeordneten Plattform und der neueren Office-Ebene unterscheiden. Überlege Dir ob der Betrieb im Self-Hosting oder die Nutzung eines vertrauenswürdigen Hosting-Anbieters besser zu Deinen technischen Ressourcen und Verwaltungspräferenzen passt. Es ist außerdem ratsam, komplexe Microsoft-Office-Dateien, Vorlagen und Makros zu testen, um die Kompatibilität vor der Migration zu überprüfen.

ONLYOFFICE

ONLYOFFICE ist eine Produktivitätssuite, die webbasierte Editoren für Dokumente, Tabellen, Präsentationen und PDFs sowie Desktop- und mobile Anwendungen bereitstellt. Sie unterstützt Cloud- und self-hosted Bereitstellungen und lässt sich in eine Vielzahl von Unternehmensplattformen integrieren, wodurch sie sich für Unternehmen eignet, die flexible Bereitstellungsoptionen benötigen.

Warum es sich abhebt

Für Unternehmen, die intensiv mit Microsoft-Office-Dokumenten arbeiten, ist Kompatibilität oft der entscheidende Faktor. ONLYOFFICE wurde mit diesem Schwerpunkt entwickelt und bietet eine der authentischsten Bearbeitungserfahrungen für Microsoft-Dateiformate, während es gleichzeitig flexible Bereitstellungsmöglichkeiten und zahlreiche Integrationen mit Drittanbietern unterstützt. Diese Kombination hilft, Störungen im Arbeitsablauf während der Migration zu reduzieren.

Wichtigste Funktionen

• Webbasierte Editoren für Dokumente, Tabellen, Präsentationen und PDFs
• Desktop- und mobile Anwendungen
• Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten
• PDF-Bearbeitung und Formularunterstützung
• Mehr als 40 Integrationen, darunter Nextcloud, Moodle, Odoo und WordPress
• Detaillierte Dokumentberechtigungen

Bereitstellung & europäische Kontrolle

ONLYOFFICE kann in der Cloud oder auf eigener Infrastruktur mithilfe self-hosted Editionen bereitgestellt werden. Während die lettische Betreibergesellschaft die Präsenz in Europa sicherstellt, unterhält die Unternehmensgruppe Niederlassungen in mehreren Ländern. Die Muttergesellschaft hat ihren Hauptsitz in Singapur. Daher sollte die Office-Suite nicht als vollständig in EU-Besitz befindlich beschrieben werden.

Die Aufnahme in diese Liste basiert auf dem Self-hosting-Modell, der Flexibilität bei der Bereitstellung und den auf Europa ausgerichteten Kontrollmechanismen.

Was Du vor der Entscheidung wissen solltest

Wenn Kompatibilität mit Microsoft Office Priorität hat, teste vor der Migration die komplexesten Dokumente Deiner Organisation, insbesondere Dateien mit aufwendiger Formatierung oder Makros.

Es ist außerdem wichtig, nicht davon auszugehen, dass ONLYOFFICE vollständig in EU-Besitz ist oder zertifiziert wurde, nur weil es eine europäische Betriebsgesellschaft gibt, da die Unternehmensstruktur differenzierter ist.

Collabora Online

Collabora Online ist eine browserbasierte Office-Suite, die auf der LibreOffice-Technologie für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten aufbaut. Sie umfasst Writer, Calc, Impress und Draw und wird in der Regel eher in Plattformen für Dateifreigabe und Zusammenarbeit integriert als als eigenständige Büro-Suite genutzt.

Was es auszeichnet

Im Gegensatz zu Plattformen, die darauf abzielen, jeden Teil von Microsoft 365 zu ersetzen, konzentriert sich Collabora Online auf die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten innerhalb der bestehenden Umgebung eines Unternehmens.

Durch die Unterstützung offener Standards, Unternehmensintegrationen und einer self-managed Infrastruktur eignet es sich besonders gut für Unternehmen und Organisationen des öffentlichen Sektors, die einen Open-Source-Digital-Workplace aufbauen.

Wichtigste Funktionen

• Browserbasierte Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und Zeichnungen
• Unterstützt die Bearbeitung von Microsoft-Office-Dateiformaten (DOCX, XLSX, PPTX), wobei die Kompatibilität bei komplexen Dokumenten überprüft werden sollte.
• Zusammenarbeit in Echtzeit
• Integration mit Plattformen wie Nextcloud, ownCloud, SharePoint, Moodle, WordPress, Drupal und XWiki
• Desktop- und mobile Versionen verfügbar

Bereitstellung & Kontrolle in Europa

Collabora Online kann auf der eigenen Infrastruktur einer Organisation oder über Hosting-Partner bereitgestellt werden, was Unternehmen Flexibilität bei der Verwaltung ihrer Daten bietet.

Die Plattform legt Wert auf DSGVO-konforme Bereitstellungen, digitale Souveränität und eine skalierbare Infrastruktur, wodurch sie sich hervorragend für Organisationen eignet, die die Kontrolle über ihre Kollaborationsumgebung behalten wollen.

Was Du vor der Auswahl wissen solltest

Collabora Online wird in der Regel als Komponente zur Dokumentbearbeitung innerhalb einer größeren Kollaborationsplattform eingesetzt und nicht als vollständige Office-Suite. Unternehmen sollten je nach ihrer bestehenden Infrastruktur und ihren Anforderungen an die Zusammenarbeit ergänzende Dienste wie Dateispeicher, E-Mail oder Kommunikationstools einplanen.

LibreOffice

LibreOffice ist eine kostenlose Open-Source-Desktop-Office-Suite, die von The Document Foundation entwickelt wurde. Sie umfasst sechs Anwendungen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, Grafik, Datenbanken und mathematische Formeln und ist damit eine umfassende Produktivitätssuite für Nutzer, die lieber mit lokal installierter Software arbeiten.

Was es auszeichnet

LibreOffice verfolgt einen anderen Ansatz als cloudbasierte Office-Suiten, indem es den Fokus auf Offline-Produktivität auf dem Desktop legt. Gestützt durch eine Open-Source-Stiftung und sowohl für private als auch geschäftliche Zwecke kostenlos nutzbar, bleibt es eine der etabliertesten Optionen für Unternehmen, die unabhängig von abonnementbasierter Office-Software sein wollen.

Wichtigste Funktionen

• Anwendungen Writer, Calc, Impress, Draw, Base und Math
• Unterstützung für den privaten und geschäftlichen Einsatz
• Open-Source-Desktop-Software
• Erstellung von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen, Datenbanken, Grafiken und Formeln
• Plattformübergreifende Unterstützung für Windows, macOS und Linux

Bereitstellung & Kontrolle in Europa

LibreOffice läuft lokal auf Desktop-Geräten, ohne dass ein vom Anbieter managed Cloud-Dienst erforderlich ist. Als gemeinschaftsgetriebenes Projekt unter der Leitung einer in Deutschland ansässigen Stiftung gibt es Organisationen die volle Kontrolle darüber, wo Dateien gespeichert werden. Teams, die Cloud-Zusammenarbeit benötigen, können es mit Plattformen wie Nextcloud und kompatiblen Online-Editoren kombinieren.

Was Du vor der Entscheidung wissen solltest

LibreOffice ist eher für die Desktop-Produktivität konzipiert als als vollständiger Ersatz für Microsoft 365. Es enthält keine integrierten E-Mail-Funktionen, keinen Cloud-Speicher, keine Kalender und keine browserbasierte Echtzeit-Zusammenarbeit. Organisationen, die auf erweiterte Microsoft-Office-Formatierungen oder VBA-Makros angewiesen sind, sollten vor der Migration ebenfalls die Kompatibilität prüfen.

Infomaniak kSuite

Infomaniak kSuite ist eine gehostete Produktivitätssuite, die die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten mit Tools für Geschäftskommunikation und Dateiverwaltung kombiniert. Neben Docs, Grids und Points umfasst sie E-Mail, Kalender, Kontakte, Videokonferenzen, Team-Messaging und Cloud-Speicher in einem einzigen managed Arbeitsbereich.

Was sie auszeichnet

Unternehmen, die eine vollständig managed Produktivitätsplattform bevorzugen, anstatt eine eigene Infrastruktur zu unterhalten, könnten Infomaniak kSuite besonders attraktiv finden. Sie vereint wichtige Arbeitswerkzeuge in einem in der Schweiz betriebenen Ökosystem und bietet eine Alternative für Unternehmen, die eine integrierte Suite für die Zusammenarbeit wünschen, ohne Server oder die Bereitstellung selbst verwalten zu müssen.

Wichtigste Funktionen

• Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen
• Business-E-Mail, gemeinsame Kalender und Kontakte
• kDrive-Cloudspeicher
• kMeet-Videokonferenzen
• kChat-Team-Messaging
• KI-gestützte Funktionen, darunter Schreibhilfe, Transkription, Übersetzung und OCR-Suche
• Unterstützung für ONLYOFFICE- und Microsoft 365-Formate

Bereitstellung & Kontrolle in Europa

Im Gegensatz zu self-hosted Plattformen wird kSuite als vollständig managed Dienst bereitgestellt, der ausschließlich in den eigenen Rechenzentren von Infomaniak in Genf und Zürich gehostet wird. Das Unternehmen gibt an, dass Kundendaten innerhalb seiner Infrastruktur verbleiben, und erklärt, dass seine Dienste so konzipiert sind, dass sie die Einhaltung der DSGVO unterstützen und dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) entsprechen.

Da die Schweiz kein EU-Mitgliedstaat ist, sollten Organisationen mit strengen Anforderungen an den Standort innerhalb der EU prüfen, ob das Hosting in der Schweiz ihren Richtlinien entspricht.

Was Du vor der Entscheidung wissen solltest

kSuite eignet sich am besten für Organisationen, die einen managed Cloud-Service dem Betrieb einer eigenen Infrastruktur vorziehen. Auch wenn Schweizer Hosting für viele Unternehmen ein großer Vorteil ist, erfüllt es möglicherweise nicht die Beschaffungs- oder regulatorischen Anforderungen, die ausdrücklich vorschreiben, dass Daten innerhalb der Europäischen Union verbleiben müssen.

CryptPad

CryptPad ist eine französische Open-Source-Suite für die Zusammenarbeit, die für die sichere Erstellung von Dokumenten und Teamarbeit entwickelt wurde. Neben Editoren für Dokumente, Tabellen und Präsentationen umfasst sie Tools für Formulare, Diagramme, Whiteboards, Kalender, Chat und Dateispeicherung, alles auf Basis einer datenschutzorientierten Architektur, die die Nutzerdaten schützt.

Warum es sich abhebt

Datenschutz ist das bestimmende Merkmal von CryptPad. Die browserbasierte End-to-End-Verschlüsselung und die Zero-Knowledge-Architektur sind so konzipiert, dass Dienstanbieter keinen Zugriff auf Dokumentinhalte haben, was es grundlegend von den meisten Cloud-Produktivitätssuiten unterscheidet. Dieser Ansatz macht es besonders attraktiv für Organisationen, bei denen Vertraulichkeit eine zentrale Anforderung ist.

Wichtigste Funktionen

• Bearbeiten von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen
• Formulare, Kanban-Boards, Diagramme, Whiteboards und Markdown-Unterstützung
• CryptDrive-Dateispeicher
• Kalender, Kontakte, Chat und Umfragen
• Passwortgeschützte Freigabelinks
• Bereitstellungsoptionen zum Self-hosting oder mit Hosting in der EU
• Browserbasierte End-to-End-Verschlüsselung

Bereitstellung & Kontrolle in Europa

CryptPad kann self-hosted oder über den EU-gehosteten Flaggschiff-Dienst genutzt werden. Dank der Open-Source-Codebasis und der browserbasierten Verschlüsselung behalten Unternehmen mehr Kontrolle über sensible Informationen.

Gleichzeitig stellt das Zero-Knowledge-Design sicher, dass Dienstanbieter die Dokumentinhalte der Nutzer nicht entschlüsseln können. Damit stehen Flexibilität bei der Bereitstellung und Datenschutz im Mittelpunkt des Wertes der Plattform.

Was Du vor der Entscheidung wissen solltest

Die „Privacy-First“-Architektur von CryptPad bringt andere Kompromisse bei der Zusammenarbeit mit sich als herkömmliche Office-Suiten. Organisationen sollten prüfen, wie sich das Verschlüsselungsmodell auf Dokumenten-Workflows, Interoperabilität und Verwaltungsfunktionen auswirkt – insbesondere, wenn sie Zusammenarbeit im Unternehmensmaßstab oder umfassende Kompatibilität mit Microsoft Office benötigen. Es wird empfohlen, vor der Bereitstellung Anwendungsfälle aus der Praxis zu testen.

OX App Suite

OX App Suite ist eine von Open-Xchange entwickelte E-Mail- und Kollaborationsplattform, die auf einer Kombination aus Open-Source-Technologien und kommerziellen Unternehmenskomponenten basiert. Sie wurde in erster Linie für Dienstleister und Organisationen des öffentlichen Sektors konzipiert und vereint E-Mail, Kalender, Kontakte und Tools für die Zusammenarbeit mit flexiblen Bereitstellungsoptionen. Die Bearbeitung von Office-Dokumenten erfolgt in der Regel über Integrationen mit ergänzenden Plattformen und nicht als eigenständige Office-Suite.

Was sie auszeichnet

Anstatt sich als All-in-One-Ersatz für Microsoft 365 zu positionieren, konzentriert sich die OX App Suite auf sichere Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen. Ihre starke Präsenz im deutschen öffentlichen Sektor, der Fokus auf Compliance und die Unterstützung modularer Bereitstellungen machen sie zu einer praktischen Option für Organisationen, die eine „E-Mail-first“-Umgebung für die Zusammenarbeit benötigen, die Raum für die Integration zusätzlicher Workplace-Tools bietet.

Wichtigste Funktionen

• Business-E-Mail und gemeinsame Postfächer
• Kalender und Kontaktverwaltung
• Bereitstellung in der Cloud, vor Ort und hybrid
• OpenPGP- und S/MIME-E-Mail-Verschlüsselung über OX Guard
• Erweiterte Sicherheitstools
• Bearbeitung von Office-Dokumenten über integrierte Partnerlösungen

Bereitstellung & europäische Kontrolle

Die OX App Suite unterstützt lokale, Cloud- und hybride Bereitstellungen, sodass Organisationen den Grad an operativer Kontrolle wählen können, der am besten zu ihrer Umgebung passt.

Open-Xchange positioniert die Plattform als europäische Alternative für Organisationen, die Wert auf digitale Souveränität legen, mit Bereitstellungen, die den Anforderungen der DSGVO und des deutschen IT-Grundschutzes entsprechen, insbesondere im öffentlichen Sektor.

Was Du vor der Entscheidung wissen solltest

Die OX App Suite sollte eher als Grundlage für ein umfassenderes Ökosystem der Zusammenarbeit betrachtet werden als als eigenständige, vollständige Produktivitätssuite. Unternehmen, die Dokumentenbearbeitung, Projektmanagement oder zusätzliche Arbeitsplatzanwendungen benötigen, sollten den Einsatz ergänzender Lösungen planen, wie sie beispielsweise über das openDesk-Ökosystem verfügbar sind.

So wählst Du die richtige Office-365-Alternative

Die beste Office-365-Alternative hängt von den Arbeitsabläufen, technischen Anforderungen und langfristigen Zielen Deiner Organisation ab. Bevor Du eine Entscheidung triffst, solltest Du folgende Faktoren berücksichtigen:

• Lege Deine Prioritäten fest: Entscheide, ob Dein Schwerpunkt auf Microsoft-Office-Kompatibilität, Datenkontrolle, Datenschutz, Kosten oder Funktionen für die Zusammenarbeit liegt.
• Wähle das richtige Bereitstellungsmodell: Entscheide, ob eine cloudbasierte, self-hosted oder hybride Lösung am besten zu Deinen IT-Ressourcen, Sicherheitsrichtlinien und betrieblichen Anforderungen passt.
• Überprüfe die Dateikompatibilität: Wenn Dein Team regelmäßig mit DOCX-, XLSX- oder PPTX-Dateien arbeitet, teste vor der Migration, wie gut die Plattform mit Deinen bestehenden Dokumenten umgeht.
• Prüfe die Tools für die Zusammenarbeit: Überlege, ob Du Funktionen wie E-Mail, Kalender, Dateispeicher, Messaging, Videokonferenzen oder die Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit benötigst.
• Bewerte die Integrationsmöglichkeiten: Prüfe, ob die Plattform mit Deinen bestehenden Identitätsanbietern, Geschäftsanwendungen und Produktivitätstools kompatibel ist, um Störungen während der Migration zu minimieren.
• Mache Dich mit den Hosting- und Datenanforderungen vertraut: Wenn Dein Unternehmen bestimmte Anforderungen an den Datenaufbewahrungsort oder gesetzliche Vorschriften hat, kläre vor einer Entscheidung, wo die Daten gehostet werden und welche Bereitstellungsoptionen verfügbar sind.
• Führe vor der vollständigen Bereitstellung ein Pilotprojekt durch: Teste die Plattform mit einer kleinen Gruppe von Nutzern, um Kompatibilitätsprobleme zu erkennen, Feedback zu sammeln und sicherzustellen, dass sie Deinen betrieblichen Anforderungen entspricht, bevor Du sie unternehmensweit einführst.

Fazit

Die Suche nach der richtigen Office-365-Alternative erfordert mehr als nur den Vergleich von Produktivitätsfunktionen. Unternehmen sollten berücksichtigen, inwieweit jede Plattform zu ihren Bereitstellungspräferenzen, Datenmanagementanforderungen, bestehenden Arbeitsabläufen und langfristigen betrieblichen Zielen passt.

Die sieben in diesem Leitfaden behandelten Plattformen verfolgen jeweils einen anderen Ansatz, je nachdem, ob der Schwerpunkt auf Microsoft-Office-Kompatibilität, Self-hosting, Datenschutz oder einem vollständig managed Arbeitsbereich liegt. Indem Du die Anforderungen Deines Unternehmens verstehst und potenzielle Lösungen vor der Einführung testest, kannst Du eine Produktivitätsplattform wählen, die sowohl Deine aktuellen Bedürfnisse als auch Dein zukünftiges Wachstum unterstützt.

Artikel von

Oliver Dick

Hallo! Ich bin Oliver, einer der Gründer und Geschäftsführer von hosting.de. Seit dem Jahr 2000 arbeite ich als Hosting-Unternehmer.